Claves para la Integración de ERP’s en cadenas comerciales

El ERP como concepto

A menudo definimos el ERP simplemente como la aplicación instalada en la central del retailer o marca comercial. ERP responde a las siglas “Entreprise Resource Planning” (planificación de recursos empresariales).

Por su parte Wikipedia lo define como:

“Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”.

ERP en Castor

Un error común es considerar el ERP como un sistema monolítico (único), que aborda todas las áreas necesarias que una empresa puede tener en su estructura: contabilidad, recursos humanos, back-office de administración y facturación, márketing y crm, control de almacenes (sga), etcétera.

Debemos considerar el ERP como un conjunto de varios módulos que gestionan cada área necesaria en la empresa y automatizan sus procesos internos. En algunos casos bastará con una única solución o parte de ella y, en otros, estará compuesto por una serie de soluciones de distintos fabricantes.

El motivo es simple y evidente, la propia estructura del retailer definirá e identificará sus necesidades. Pongamos un ejemplo: podemos tener la necesidad o no de gestionar nóminas y recursos humanos en función de si contamos con un departamento para ello; disponer de almacenes propios o externalizados que marcarán la necesidad de poseer un módulo SGA y, a su vez que estos requieran una solución sencilla o incluso con gestión robotizada; o contar con un programa de facturación y royalties a franquicias, en función de si está compuesto por franquicias o tiendas propias.

Por tanto, es fundamental que nos sentemos con una hoja en blanco para definir por nosotros mismos nuestras necesidades antes de dejarnos llevar por grandes siglas de fabricantes de ERP o por lo que hace mi competencia. Si no lo hacemos así, las probabilidades de fracaso en un proceso de despliegue de un ERP serán muy altas.

 

El ERP dentro del sector retail, distribución y alimentación

Omnicanalidad en ERPUna vez definido este ERP para la gestión interna de todos los procesos empresariales ya mencionados podemos abordar su especialización en el comercio.

Cada una de esas entidades pueden ser sociedades independientes con las cuales hemos llegado a un acuerdo comercial (franquicias, máster franquiciados, superficies comerciales, aeropuertos u otros), por lo que no podemos agregarlas directamente a nuestro sistema ERP por seguridad, incompatibilidad y, cómo no, legalidad.

Por otra parte. en el complejo entorno retail, alimentación o distribución es necesario gestionar información y funcionalidades no directamente relacionadas con el entorno del ERP como la definición de campañas y promociones, fidelización, información e imágenes extendidas para aportar a marketplaces.

Su complejidad se incrementa al contar con un número de entidades (comercios, corners, agentes comerciales, máster franquiciados) directamente relacionados en la dinámica diaria de nuestra gestión.

Debemos dotarlas de una serie de soluciones e información que haga viable la explotación de su negocio y aquí es donde entra en juego nuestro entorno Cástor.

Cástor Connector es un módulo de implantación que conectará e integrará la solución ERP con ese complejo ecosistema de entidades que conforman el retail, a la vez que aislará a ambos de posibles situaciones críticas y dependencias.

 

El sentido de estar conectados

Integration_Integracion

La integración entre el ERP, la solución de gestión en las tiendas (tpv-pos), su red comercial (b2b) o e-commerce (b2c) es una de las claves en todo sistema omnicanal.

Desde el punto de vista del negocio seremos más competitivos si, por ejemplo, tenemos una integración en tiempo real con el motor de precios o con la gestión pedidos desde cualquier canal o el stock distribuido por toda la cadena. Además, actualmente, será necesario conectar entornos de fidelización, crm, promociones y otros para tener una cadena comercial actualizada y en línea con las demandas del consumidor.

Un buen sistema conectado refuerza a las empresas en la construcción de una experiencia de cliente óptima. El mundo físico y el digital deben estar armónicamente sincronizados, aprovechando los datos generados para que los procesos fluyan y el acceso a la información por parte del cliente final o las franquicias sea pleno y siempre sujeto a las políticas propias de cada cadena.

 

Aspecto estratégico: el aislamiento del motor de integración

Claves en la integracionNo debemos olvidar que una empresa no es una organización estática, crece y decrece a lo largo del tiempo, sus estructuras y necesidades cambian y, por tanto, probablemente también lo haga la solución ERP que posea.

Ante un crecimiento de negocio es habitual el cambio de una solución ERP por otra de mayor entidad o, incluso, el paso de un ERP desarrollado y mantenido internamente durante décadas a una solución estándar o de mercado.

Esta etapa siempre conlleva una tensión lógica, implicar algunos cambios profundos en sus procesos y forma de operar, baterías de pruebas extensas y, por desgracia, algún desvío en la planificación de puesta en marcha.

Según un estudio publicado por Panorama Consulting, el 80 % de los proyectos sufren retrasos y el 70 % exceden el presupuesto planteado. Son dos cifras de gran peso, donde los retrasos pueden suponer un descenso en la eficiencia de los procesos y, obviamente, la pérdida de potenciales o actuales ingresos.

A su vez, el 65 % de las empresas consultadas ha sufrido durante la implementación interrupciones o disminución de las operaciones. No hace falta decir el impacto que esta cifra puede tener en el balance de dichas operaciones, sobre todo, teniendo en cuenta que en el 50 % de los casos estas disrupciones son de entre 1 y 2 meses y en el 30 %, superior a 2 meses.

Es crítico y fundamental para la cadena comercial no paralizar su red de ventas, evitar a toda costa que se vea salpicada de posibles incidencias o tensiones en su proceso de cambio con la finalidad de no alterar sus resultados y ventas.

Para ello, en la medida de lo posible ese motor de integración o Data Hub no debe pertenecer al fabricante del propio ERP, puesto que estaríamos totalmente condicionados y supeditados a su marcha. El conector debe enlazar ambos mundos, la red comercial y la central de una forma transparente para que este y los sucesivos cambios no afecten a todo el tejido comercial.

 

Cástor Connector, la solución que ‘enlaza’ ambos mundos

Esa es justo la finalidad de Cástor Connector, enlazar ambos mundos y hacer posible el tránsito de una solución ERP a otra sin afectar a toda la red.

El empleo de Cástor Connector y todo su ecosistema de soluciones para el comercio (TPV/POS, B2b, B2c) aseguran los futuros cambios y transformaciones que una central experimentará.

Cástor Connector permite enlazar y cambiar de un ERP a otro, existiendo conexiones con SAP, Dynamics, Axapta, X3, Sage200, A3 ERP, A3, AS400 entre otros, así como un API propia para ERP desarrollados a medida.

Cástor Connector permite incluso la coexistencia de varios ERP de manera simultánea para aquellas entidades que definan un cambio progresivo, en vez de un arranque total único.